こんにちは、管理人の『そら』です。
今回は、「予約の電話をかけたいのに、何から話せばよいか考えているうちに時間が過ぎてしまう」「電話で急に質問されると、言葉が出てこない」というお悩みについてお答えします。
お店の電話番号まで調べたのに、発信ボタンの前で手が止まる。希望の日時は決まっていても、「その日は空いていません」と言われた後の会話を想像すると、かけるのを後回しにしてしまうことはありませんか。
予約したいだけなのに、電話だと身構えてしまいます。
聞かれたことにすぐ答えられなかったら、相手を待たせてしまいそうで……。
予想外の返事が心配なんですね。
まずは、最初の一言と「確認してからお答えします」を手元に置いてみましょう。
電話が苦手なときは、用件・最初の一言・確認する言葉を用意する
電話をかける前は、「何のためにかけるか」「最初に何と言うか」「分からないときにどう確認するか」を決めておく方法があります。予想外の質問には、「確認しますので、少しお待ちいただけますか」と伝える一文も役立ちます。
京都工芸繊維大学が公開する就職活動情報誌の「電話のマナー」でも、用件を事前にまとめること、メモを用意すること、確認事項を復唱することが案内されています。就職活動向けの資料ですが、ここでは準備・記録・確認という基本を、日常の予約や問い合わせに合わせて考えてみます。
まず紙に「美容室の予約」「受け取り日時の確認」など、今回の用件を一つ書いてみてください。これが、話が途中でそれたときに戻る目印になります。
以下のメモや会話例は、日常で使えるようこの記事で作成したものです。相手の案内や、自分が電話する目的に合わせて変えてください。
予約・問い合わせの前に、手元へ置きたいメモ
伝えたいことと、聞きたいことを分けて書く
電話をかける前に、手元の紙やメモへ次の3点を書きます。文章を整えるより、通話中に必要な情報を見つけられる形にしましょう。
電話前の3点メモ
- 用件：何のために電話するか
- 伝えること：希望日時、人数、注文番号など、今回必要な情報
- 確かめたいこと：空き状況、受け取り方法、持ち物など
例：美容室の予約
- 用件：カットの予約
- 伝えること：土曜日の午後を希望。難しければ日曜日の午前
- 確かめたいこと：予約できる日時、担当者の希望を伝えられるか
すでに予約や注文をしている場合は、その確認メールなども開いておきます。スマホを耳に当てながら画面を見るのが難しければ、必要な部分だけ紙に書く方法もあります。
準備に時間がかかりすぎる日は、「用件」と「一番聞きたいこと」の二つからでも始められます。名前や日時などを聞かれたら、その都度確かめて答えましょう。
最初の一言は、用件が分かる短さにする
最初から事情をすべて説明しようとせず、まず電話の目的を伝えます。予約、確認、変更のどれなのかが分かる一文を選んでください。
| 電話する場面 | 最初の一言の例 |
|---|---|
| 初めて予約する | 「初めてお電話します。カットの予約をお願いしたいのですが」 |
| 予約を変更する | 「○月○日○時に予約している○○です。日時の変更を相談したくてお電話しました」 |
| 注文について確認する | 「注文した商品の受け取りについて、確認したいことがあります」 |
| 仕事の用件を伝える | 「○○社の○○です。△△の件で確認したいことがあります。今、お時間よろしいでしょうか」 |
相手が先に名前や予約日時を尋ねたら、その質問から答えて構いません。順番が変わっても、今聞かれていることに一つずつ答えていきましょう。
お店や窓口が電話の受付時間を案内している場合は、その時間に合わせましょう。連絡先が複数あるときは、予約用・問い合わせ用など、用件に合う番号かも確かめておきます。
電話中に困ったときの受け答え
聞き取れなかった部分だけ、聞き直す
日時や名前が曖昧なままなら、確認の言葉を挟みます。「全部聞き直すのは気が引ける」ときは、分からなかった箇所を指定して尋ねてみてください。
- 「すみません、時間の部分をもう一度お願いできますか」
- 「お名前をもう一度伺ってもよろしいでしょうか」
- 「少し声が遠いので、もう一度お願いできますか」
相手の声が聞こえにくいときは、静かな場所へ移れるかも確認します。仕事の電話なら、聞き取れない内容を推測して伝言する前に、その場で確かめましょう。
聞き返すときも焦ってしまって、よく分からないまま「はい」と答えてしまうことがあります。
焦ると、聞き返す言葉も出にくいですよね。
「時間だけ、もう一度お願いします」と、メモの端に書いておく方法もあります。
急に質問されたら、確認する時間をもらう
予定表を見たい、家族の都合を確かめたい、今の自分では答えを決められない。そういう場面では、何を確認する必要があるか伝えます。
| 困った場面 | その場で使う言葉の例 |
|---|---|
| 予定表を見たい | 「予定を確認しますので、少しお待ちいただけますか」 |
| メモが追いつかない | 「書き留めたいので、少しゆっくりお願いできますか」 |
| 家族の都合も必要 | 「家族に確認してから、改めてお電話してもよろしいでしょうか」 |
| 仕事で判断できない | 「担当者に確認して、改めてご連絡してもよろしいでしょうか」 |
確認後にかけ直す場合は、連絡先と担当者名、返事が必要な期限を確認し、こちらからいつ連絡できそうかを伝えます。担当者への取次ぎや保留は、職場で決められた手順に合わせてください。
誰かに確認を頼むこと自体が難しいときは、頼みたい範囲を小さくして伝える方法も参考になります。
希望の日時が空いていなければ、別の候補を聞くか、いったん検討する
「その日は空いていません」と言われた後の返事も、一つ用意しておけます。別の希望があるなら尋ね、決められなければ検討する旨を伝えましょう。
- 「では、日曜日の午前中はいかがでしょうか」
- 「ほかの予定も確認したいので、今回はいったん検討します。ありがとうございました」
予約を確定せずに終える場合は、予約したのか、問い合わせだけで終えたのかを確かめておきましょう。「今日は空き状況の確認だけで、予約はまだしません」と補う方法もあります。
電話を切る前に、決まったことを確認する
最後は、日時や次にすることをメモで確かめます。例えば、次のように伝えられます。
- 「確認ですが、○月○日、土曜日の14時に、カットの予約でよろしいでしょうか」
- 「では、予定を確認して、明日の午前中にこちらからお電話します。ありがとうございました」
電話を切った後、予約日時を予定表へ移したり、折り返す用件を書き留めたりしておきましょう。「決まったこと」と「まだ確認が必要なこと」を分けて残します。
急に電話がかかってきたときは、どうすればいい？
急な着信では、用件を聞いてからメモを取ることになります。机や電話の近くなど、よく電話を受ける場所に紙とペンを置いておくと、相手の名前と用件を書き留められます。
仕事の電話なら、職場の決まりに沿って名乗り、相手の会社名・名前・用件・折り返しの要否を確認します。答えが分からないときは、「担当者に確認して、改めてご連絡してもよろしいでしょうか」と伝え、曖昧な返事を避けます。
移動中などで話せない場合は、「今、落ち着いて話せる場所にいないので、○時ごろにかけ直してもよろしいでしょうか」と相談できます。かけ直すときの番号や担当者名も確認しておきます。
電話の準備だけでは負担が減らないとき
電話以外の方法や、手伝ってもらう範囲を探す
相手がWeb予約や問い合わせフォームを用意していて、その用件を受け付けているなら、そちらを選ぶ方法もあります。変更・キャンセルだけは別の窓口になっている場合もあるため、相手の案内を確認してください。
電話が必要でも、身近な人にメモを一緒に見てもらう、最初の一文を声に出して聞いてもらうなど、準備の一部を頼めます。仕事で同じ場面につまずくなら、先輩や上司と、よくある質問への答えや取次ぎ先を確認しておく方法もあります。
また、通話を終えた後に「あの言い方でよかったのか」と何度も思い返してしまう場合は、準備を増やすこととは別に、振り返りを終える方法を考えてみてください。
必要な用事が進められないほど困っているとき
電話への不安で必要な予約や連絡ができず困っている、眠れない日が続く、仕事や日常生活に支障が出ている場合は、医療機関や相談窓口へ困っている状況を伝えることも選択肢です。準備を工夫してもつらさが続くなら、そのことも相談してください。
働く人やその家族向けの厚生労働省「こころの耳」では、電話のほか、SNS・メールによる相談も案内されています。電話で話すことが負担なら、各窓口の対象や受付時間を確かめたうえで、文字で伝える方法を選べます。
最後に
電話が苦手なときは、まず今回の用件を一つ書いて、最初の一文を用意してみてください。聞き取れなければ聞き直し、すぐに答えられなければ確認する時間を相談できます。
電話の間に全部決めなきゃ、と思っていました。
確認してかけ直す言葉も、メモに書いておきます。
その場で日時を決められないときは、「予定を確認してから、またお電話します」と伝えられます。
電話を切る前に、「今回は予約せず、後ほどかけ直します」と念のため伝えておきましょう。
次の電話に備えるなら、この記事から使えそうな一文を選んで、用件のメモに書き添えてみてください。
電話のどの場面で言葉が止まるのか、気持ちを書いてみたくなったら、記事下の「お便りポスト」へお寄せください。個別のお返事はお約束していませんが、届いたお便りは大切に読ませていただきます。
参考資料
- 「京都工芸繊維大学生のための就職活動情報誌」『電話のマナー』本文49ページ／京都工芸繊維大学（2026年9月7日確認）
- 「相談窓口案内」／厚生労働省「こころの耳」（2026年9月7日確認）
